Polityka prywatności serwisu VIP Trains

Data aktualizacji: 14 września 2026 r.

1. Kto odpowiada za Twoje dane?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu www.viptrains.pl jest ATP activity spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą przy ul. Leszczynki 71, 81-200 Gdynia, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000805162, NIP 9581704019, REGON 384423119, dalej „Administrator” lub „my”.

VIP Trains jest projektem prowadzonym przez Administratora.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• e-mailem: travel@atpactivity.pl;

• listownie: ATP activity sp. z o.o. sp.k., ul. Leszczynki 71, 81-200 Gdynia, z dopiskiem „Dane osobowe”.

2. Czego dotyczy ta polityka?

Polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osób odwiedzających serwis, kontaktujących się z nami oraz zapisujących się do newslettera.

3. Kontakt i zapytania o ofertę

Kiedy korzystasz z formularza kontaktowego, przetwarzamy podane przez Ciebie imię, adres e-mail oraz treść wiadomości. Możesz również dobrowolnie podać nazwisko i numer telefonu.

Imię, adres e-mail oraz informacje niezbędne do zrozumienia zapytania pozwalają nam udzielić odpowiedzi. Podanie nazwiska i numeru telefonu jest opcjonalne. Możesz także skontaktować się z nami bezpośrednio przez e-mail.

Dane wykorzystujemy:

• do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, np. przygotowania oferty wyjazdu — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

• do obsługi pozostałej korespondencji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na odpowiadaniu na wiadomości i prowadzeniu komunikacji;

• w niezbędnym zakresie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Przechowujemy korespondencję przez czas potrzebny do obsługi sprawy. Jeżeli jest niezbędna do wykazania ustaleń lub ochrony przed roszczeniami, odpowiednie dane możemy przechowywać do upływu właściwego terminu przedawnienia. Dane, których przechowywanie wynika z obowiązków prawnych, przechowujemy przez wymagany przepisami okres.

Samo wysłanie zapytania nie powoduje zapisania Cię do newslettera.

4. Newsletter ATP Activity

Zapis do newslettera jest dobrowolny i wymaga podania adresu e-mail.

Newsletter może zawierać informacje o ofercie ATP Activity, w tym VIP Trains i innych projektach podróżniczych Administratora, nowych wyjazdach, ofertach specjalnych, promocjach oraz inspiracjach podróżniczych.

Adres e-mail przetwarzamy w celu wysyłania newslettera na podstawie Twojej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną odbywa się na podstawie uprzedniej zgody wymaganej przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Do obsługi zapisów i wysyłki korzystamy z platformy Omnisend. W związku z obsługą newslettera przetwarzamy także informacje potrzebne do zarządzania subskrypcją i wykazania zgody, np. datę i źródło zapisu, zakres udzielonej zgody oraz status subskrypcji. Jeżeli stosujemy potwierdzenie zapisu, odnotowujemy również jego dokonanie.

Możesz w każdej chwili wycofać zgodę i zrezygnować z newslettera:

• klikając link rezygnacji zamieszczony w wiadomości;

• pisząc na travel@atpactivity.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Adres wykorzystujemy do wysyłki do czasu wycofania zgody albo zakończenia prowadzenia newslettera — zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Po rezygnacji możemy zachować ograniczone informacje o zgodzie i jej wycofaniu, jeżeli jest to niezbędne do wykazania zgodności działań z prawem, ochrony przed roszczeniami lub zapobiegania ponownej, niezamówionej wysyłce. Nie wykorzystujemy ich wtedy do dalszego wysyłania newslettera. Podstawą takiego ograniczonego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a okres przechowywania zależy od celu i właściwych terminów przedawnienia.

5. Działanie i bezpieczeństwo serwisu

Serwis działa z wykorzystaniem platformy Squarespace.

Podczas korzystania ze strony infrastruktura techniczna może przetwarzać dane takie jak adres IP, data i godzina połączenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu, żądane zasoby oraz informacje o błędach.

Dane niezbędne do udostępniania i zabezpieczenia serwisu przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie działania strony, diagnozowanie problemów i przeciwdziałanie nadużyciom.

Dane techniczne przechowujemy przez okres potrzebny do tych celów. Jeżeli dotyczą konkretnego incydentu, mogą być zachowane dłużej w zakresie koniecznym do jego wyjaśnienia lub ochrony przed roszczeniami.

6. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis może korzystać z plików cookies i podobnych technologii, które zapisują informacje na Twoim urządzeniu lub uzyskują do nich dostęp.

Technologie niezbędne do transmisji komunikatu albo dostarczenia usługi wyraźnie przez Ciebie żądanej mogą działać bez dodatkowej zgody w granicach przewidzianych prawem.

Technologie analityczne i reklamowe, które wymagają zgody, mogą zostać uruchomione dopiero po jej udzieleniu. Odrzucenie opcjonalnego śledzenia nie jest równoznaczne z rezygnacją z newslettera.

Jeżeli w serwisie wykorzystywane są opcjonalne technologie, informacje o ich dostawcach, celach i czasie działania udostępniamy w ustawieniach zgód lub towarzyszącej informacji o cookies. Zgodę można zmienić lub wycofać przez mechanizm zarządzania zgodami dostępny w serwisie.

Ustawienia przeglądarki pozwalają również usuwać lub blokować cookies. Ograniczenie technologii niezbędnych może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony.

7. Analityka i działania reklamowe

Możemy rozwijać działania promocyjne, w tym prowadzić kampanie na platformach reklamowych. Samo wyświetlanie naszych reklam poza serwisem nie oznacza, że na stronie działa piksel danej platformy.

Przed uruchomieniem nowych narzędzi zbierających dane, takich jak piksele reklamowe, remarketing czy pomiar zachowania użytkowników, udostępnimy informacje o rzeczywistym zakresie przetwarzania, dostawcach i podstawach prawnych oraz uzyskamy wymagane zgody.

Ta polityka nie stanowi zgody na przyszłe, nieokreślone działania marketingowe ani na nieograniczone łączenie danych z różnych źródeł.

8. Komu możemy udostępniać dane?

Dostęp do danych mogą otrzymywać, w zakresie potrzebnym do wykonania swoich zadań:

• dostawcy infrastruktury serwisu i hostingu, w tym dostawca platformy Squarespace;

• dostawca platformy Omnisend, obsługującej zapisy i wysyłkę newslettera;

• dostawcy poczty elektronicznej, usług informatycznych i wsparcia technicznego;

• osoby i firmy wspierające Administratora w obsłudze zapytań, serwisu i marketingu;

• doradcy prawni oraz inni profesjonalni doradcy, jeżeli wymaga tego dana sprawa;

• organy i podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Jeżeli dostawca przetwarza dane w naszym imieniu, współpraca powinna opierać się na odpowiedniej umowie powierzenia przetwarzania danych. Dostęp ograniczamy do zakresu potrzebnego do realizacji zleconych zadań.

Lista ta nie oznacza, że każda z wymienionych kategorii odbiorców otrzymuje wszystkie Twoje dane.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z międzynarodowych dostawców usług może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Takie przekazanie wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO. Zależnie od odbiorcy może to być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, np. standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi środkami ochrony, gdy są potrzebne.

Na adres travel@atpactivity.pl możesz zwrócić się o informacje o przekazaniach dotyczących Twoich danych i sposobie uzyskania kopii stosowanych zabezpieczeń.

10. Twoje prawa

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

• sprostowania danych;

• usunięcia danych;

• ograniczenia przetwarzania;

• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;

• wycofania zgody w dowolnym momencie;

• wniesienia sprzeciwu.

Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw możesz wnieść w każdej chwili, bez uzasadnienia. Obejmuje on również profilowanie w zakresie związanym z takim marketingiem.

Aby skorzystać z praw, napisz na travel@atpactivity.pl. Jeśli będzie to potrzebne do ochrony Twoich danych, możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.

Odpowiadamy zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; poinformujemy Cię o przedłużeniu i jego przyczynach

11. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy w razie zmian w działaniu serwisu, wykorzystywanych narzędziach lub przepisach. Aktualna wersja jest dostępna w serwisie wraz z datą aktualizacji.

Jeżeli zmiana dotyczy nowego celu przetwarzania, przekażemy wymagane informacje przed rozpoczęciem przetwarzania w tym celu. Gdy konieczna jest nowa zgoda, uzyskamy ją przed podjęciem odpowiednich działań. Sama publikacja zmienionej polityki nie zastępuje zgody.